Jak napsat email v angličtině: fráze, vzory a data

Dear Mr. Petr,
I am writing you because of the actual situation. In attachment you can find the documents.
With greetings,
Jana

Pár řádků. Pět chyb. 😅

A napsal to někdo s angličtinou na úrovni B2. Někdo, kdo by si s tebou v angličtině bez problému popovídal o práci.

Chyby totiž nejsou v gramatice. Jsou v tom, že ten e-mail vznikl v češtině a pak se přeložil slovo po slovu. „Vážený pane Petře“, „aktuální situace“, „v příloze naleznete“, „s pozdravem“.

Tenhle článek je o pracovních e-mailech. Ne o slohovce k maturitě, ale o e-mailech, které posíláš kolegům, klientům a dodavatelům. Co říkají data o tom, jaké e-maily dostanou odpověď, jak na oslovení a rozloučení, devět typicky českých chyb a pět hotových vzorů.

Nejdřív úleva: nikdo po tobě nechce dokonalou angličtinu

Velká část pracovní angličtiny se dnes odehrává mezi lidmi, pro které angličtina není mateřština. Český účetní píše polskému dodavateli, německá manažerka indickému vývojáři.

Výzkumníci z Aalto University v Helsinkách se na tuhle „angličtinu jako společný jazyk byznysu“ (odborně BELF) ptali lidí, kteří v ní pracují každý den. Vyšlo jim, že za úspěšnou komunikaci považují hlavně jasnost a přímost, ne gramatickou správnost. Hned za tím byla odborná slovní zásoba z jejich oboru a schopnost udržet s druhým dobrý vztah.

Jedna z jejich studií se dokonce jmenuje „English? Oh, it's just work!“ Angličtina je pro ty lidi nástroj, ne zkouška. 😌

Takže cíl pracovního e-mailu není znít jako Brit. Cíl je, aby ho druhý pochopil napoprvé a odpověděl.

Co říkají data: krátce, jednoduše a s poděkováním

Firma Boomerang, která vyrábí nástroje na e-mail, v letech 2016 a 2017 analyzovala miliony e-mailů a hledala, co souvisí s tím, jestli na ně někdo odpoví.

Délka: nejvyšší podíl odpovědí měly e-maily o 50 až 125 slovech, přes 50 %. Delší e-maily měly odpovědí postupně méně, u 500 slov kolem 44 %. Ale pozor: úplně stejně špatně dopadly i e-maily příliš krátké. E-mail o 25 slovech měl podle nich stejnou šanci jako e-mail o 2 000 slovech.

Jazyk: e-maily psané jednoduše (na úrovni čtenáře ze 3. třídy) dostaly odpověď v 53 % případů. E-maily psané složitým, „vysokoškolským“ jazykem jen ve 39 %.

To je pro nás skvělá zpráva. Jednoduchá angličtina není nedostatek. Je to výhoda. 💪

Předmět: nejlíp fungovaly předměty o 3 až 4 slovech.

A teď to rozloučení

V roce 2017 se Boomerang podíval na 350 000 e-mailových konverzací a porovnal nejčastější rozloučení:

Průměr všech e-mailů byl 47,5 %.

Vidíš ten vzorec? 👀 Tři nejlepší obsahují poděkování.

Poctivá poznámka: tahle data nejsou z firemních schránek, ale z e-mailových konferencí online komunit, kde lidi často prosili o radu. A je to souvislost, ne důkaz příčiny. Směr ale potvrzuje i psychologický experiment Granta a Gino z roku 2010: když e-mail s prosbou o pomoc obsahoval větu „Thank you so much!“, pomohlo 66 % lidí. Bez ní jen 32 %.

Z praxe jedna výhrada: Thanks in advance může někomu znít jako „počítám s tím, že to uděláš“. U nadřízených a nových klientů proto radši napiš Thank you nebo poděkuj přímo v textu (Thank you for your help with this.).

Jak napsat e-mail v angličtině: 6 kroků

1️⃣ Předmět. 3 až 4 slova, konkrétně. Q3 report: data by Friday, ne Question.

2️⃣ Oslovení. Podle toho, jak dobře adresáta znáš (tabulka níž).

3️⃣ Hned první věta řekne, proč píšeš. Anglický pracovní e-mail nemá úvod. Žádné „dovoluji si Vás kontaktovat ve věci“. Když úvodní větu opravdu chceš, drž ji krátkou: I'm writing to ask about the delivery date.

4️⃣ Kontext. Jen tolik, kolik druhý potřebuje, aby mohl odpovědět.

5️⃣ Konkrétní prosba s termínem. Could you send me… by Wednesday? Jedna jasná věc je lepší než tři mlhavé. Když máš víc proseb, které spolu nesouvisí, dej každou do vlastního odstavce a tu hlavní první. Jinak ti odpoví jen na jednu.

6️⃣ Poděkování a rozloučení.

Když to dodržíš, vejdeš se skoro vždycky do těch 50 až 125 slov. Samo od sebe.

Oslovení v e-mailu anglicky

Pár věcí, které Čechy zaskočí:

• „Dear“ neznamená „drahý“. Je to neutrální začátek e-mailu, klidně i obchodního. Česky by odpovídal spíš „Dobrý den, pane Nováku“.
• Ženy oslovuj Ms, ne Mrs. Ms nic neříká o tom, jestli je vdaná, a je to výchozí volba v práci.
• Mr + příjmení, nikdy Mr + křestní jméno. Buď Dear Mr Smith, nebo Dear John.
• Tečka za Mr: britská angličtina ji většinou nepíše (Mr Smith), americká ano (Mr. Smith). Obojí je správně.
• Zrcadli druhou stranu. Když ti klient odepíše „Hi Jana, … Tom“, klidně mu odpověz „Hi Tom“. Dál psát „Dear Mr Brown“ by znělo odtažitě.

Kdy „Dear Sir or Madam“ a kdy radši ne

Dear Sir or Madam je správně, ale dnes působí dost úředně. Použij ho jen tehdy, když opravdu nevíš, komu píšeš (obecná adresa typu info@, reklamace, úřad).

Pokud aspoň tušíš funkci nebo oddělení, je lepší Dear Customer Service Team nebo Dear Hiring Manager. A když jméno najdeš na LinkedInu za 30 vteřin, napiš jméno. 😊

To whom it may concern dnes působí zastarale. Když nevíš jméno, sáhni radši po Dear Sir or Madam, nebo ještě líp po funkci.

Rozloučení v e-mailu anglicky (a jak se přeloží „Best regards“)

Best regards a Kind regards jsou anglické „S pozdravem“. Přesně takhle to přelož. Ne With greetings, ne With regards.

Kind regards vs. Best regards: rozdíl je malý. Kind zní o chlup vřeleji a formálněji, Best o chlup neutrálněji. Vyber si jedno a nestresuj se tím.

9 chyb, které dělají Češi (protože překládají z češtiny)

(Proč je tu zrovna předpřítomný čas a kdy stačí minulý, rozebírám v článku předpřítomný čas vs. minulý.)

A bonus, spíš britská jemnost: I am writing you je v americké angličtině v pořádku, v britské se píše I am writing to you. Nejlepší je ale tuhle větu úplně vynechat a rovnou napsat, proč píšeš. 😄

Jak moc formální být

Čeština je v pracovních e-mailech formálnější než angličtina. Když to přeložíš přesně, zníš anglicky jako úřední výměr.

Prostřední sloupec není chyba. Hodí se do stížnosti, na úřad nebo prvnímu klientovi v konzervativním oboru. Jen ho nepoužívej na kolegu, se kterým se denně vidíš na meetingu.

(To Should you have any questions je mimochodem kondicionál bez „if“. Víc o tom v článku o kondicionálech. A proč se frázová slovesa jako come up with do formálního e-mailu nehodí, zatímco carry out ano, rozebírám v článku o frázových slovesech.)

Dvě drobnosti, které dělají tón

• Vykřičníky. V pracovním e-mailu působí naléhavě, až útočně. Jeden u Thanks! kolegovi nevadí, tři za sebou v žádosti ano.
• ASAP. Zní jako rozkaz, hlavně od někoho, koho příjemce nezná. Když si nejsi jistá vztahem, napiš konkrétní termín: by Friday, if possible.

5 vzorů pracovních e-mailů v angličtině

Všechny se vejdou do 50 až 125 slov. Klidně si je zkopíruj a přepiš jména.

1️⃣ Žádost o podklady

Subject: Q3 sales data for Friday

Hi Mark,

I'm putting together the Q3 report for Friday's board meeting. Could you send me the final sales figures for Germany and Austria by Wednesday?

If the numbers aren't final yet, a rough estimate is fine for now. I only need them for the summary slide, and I'll update it next week.

Thanks in advance,
Jana

2️⃣ Připomenutí, když neodpovídají

Subject: Following up: contract draft

Hi Sarah,

Just following up on my email from last Tuesday about the contract draft. I know you're busy, so here's the short version: we need your comments by Thursday to keep the signing date on 5 October.

If it's easier, I'm happy to go through it on a quick call.

Thank you,
Jana

3️⃣ Omluva za zpoždění

Subject: New delivery date for your order

Dear Mr Smith,

I'm sorry for the delay with your order. Our supplier had a problem with the packaging material, so the shipment will now leave our warehouse on 29 September instead of 22 September.

I understand this is inconvenient. To make up for it, we will cover the express delivery costs.

Please let me know if the new date works for you.

Kind regards,
Jana Nováková

4️⃣ Shrnutí po schůzce

Subject: Meeting notes and next steps

Hi all,

Thanks for today's meeting. Here's a quick summary:

• We're going with option B for the new website.
• Petr will send the updated budget by Friday.
• Anna will contact the agency about the timeline.

Next meeting: Tuesday 29 September at 10:00.

If I missed anything, just reply to this email.

Best,
Jana

5️⃣ Zdvořilé odmítnutí

Subject: Your proposal

Dear Ms Brown,

Thank you for sending us your proposal and for taking the time to meet us last week.

After careful consideration, we have decided not to go ahead with the project this year, as our budget for 2026 is already allocated.

We were impressed by your ideas, and I'd be glad to stay in touch for next year.

Best regards,
Jana Nováková

Všimni si, že ani jeden nezačíná „I am writing to you because…“. Rovnou jdou k věci. Přesně tohle dělá z e-mailu anglický e-mail, ne přeložený český. 👌

A ten e-mail ze začátku?

Tady je opravený:

Dear Mr Novák,

I've attached the documents about the current situation.

Best regards,
Jana

Kratší. Jasnější. A upřímně: kdyby tam na konci bylo ještě Let me know if you have any questions, bylo by to úplně ideální. 😊

Na závěr

Dobrý anglický e-mail není ten nejsložitější. Je to ten, na který ti odpoví.

Krátký. Jasný. S jednou konkrétní prosbou. A s poděkováním na konci.

Největší překážka přitom většinou není angličtina, ale čeština v hlavě. „Vážený pane“, „v příloze naleznete“, „aktuální“, „eventuálně“. Jakmile tyhle čtyři věci přestaneš překládat doslova, budou tvoje e-maily znít o třídu líp. Bez jediného nového slovíčka. 💎

A když anglické e-maily řeší celý tým ve tvé firmě, dají se nacvičit i na firemním workshopu angličtiny, na reálných situacích z tvého oboru.

Napiš mi, který pracovní e-mail ti dělá největší potíž. Připomínka, na kterou nikdo nereaguje? Odmítnutí, které nechceš napsat moc příkře? Klidně ti pomůžu s formulací. 😊

Zdroje

• Boomerang (2017): Forget “Best” or “Sincerely,” This Email Closing Gets the Most Replies, analýza 350 000 e-mailových konverzací
• Boomerang (2016): 7 Tips for Getting More Responses to Your Emails (With Data!), délka e-mailu, předmět, náročnost jazyka
• Grant, A. M. & Gino, F. (2010): A little thanks goes a long way, Journal of Personality and Social Psychology 98(6)
• Kankaanranta, A. & Louhiala-Salminen, L. (2010): “English? Oh, it's just work!”: A study of BELF users' perceptions, English for Specific Purposes 29
• Kankaanranta, A. & Lu, W. (2013): The Evolution of English as the Business Lingua Franca, Journal of Business and Technical Communication 27(3), shrnutí, že v BELF komunikaci profesionálové upřednostňují jasnost a přímost před gramatickou přesností